التحقق من صحة البيانات في إكسل؛ Data Validation طريقة فعالة لإدخال البيانات الصحيحة

Salim Aliتعديل Farah Bllo27 مايو 2024آخر تحديث :
التحقق من صحة البيانات في إكسل؛ Data Validation طريقة فعالة لإدخال البيانات الصحيحة

يعد برنامج الإكسل أحد البرامج الشهيرة الهامة والمرنة، لإدخال البيانات ومعالجتها وتحليلها وإنشاء القوائم والميزانيات والمخططات البيانية وغيرها من الأمور. في المقابل نجد أن عملية كتابة البيانات بشكل صحيح وموحد هو أحد المتطلبات الضرورية للعمل في إكسل وخاصة عند مشاركة الملفات مع عدة أشخاص. لذا أوجد المبرمجون في Excel طريقة مناسبة للحفاظ على البيانات الصالحة مباشرة عند الإدخال وهي ما يعرف بمفهوم التحقق من صحة البيانات في إكسل. تعرف إلى أهم 4 أمثلة عنها موضحة بالصور.

ما هو التحقق من صحة البيانات في إكسل؟

تعد إحدى ميزات برنامج الإكسل Data Validation طريقة فعالة لإدخال البيانات الصحيحة والموحدة. لذا يتم تقييد عملية الكتابة في الخلايا، والسماح بإدخال نوع معين من البيانات وفق شرط محدد. قد تكون تقييد عملية إدخال البيانات للاختيار من قائمة محددة، أو إدخال قيم ضمن مجال محدد أو أكبر أو أصغر من قيمة معينة وغيرها.

لتسهيل العمل تعرض الخلايا تلميحات أو رسائل صغيرة توضيحية لنوعية البيانات والشروط المسموح بها، كما تظهر رسالة خطأ تنبيهية لدى إدخال البيانات التي لا تحقق الشرط. نستطيع القول باختصار؛ التحقق من صحة البيانات في إكسل هي طريقة منطقية وفعالة للحد من أخطاء الإدخال والحصول على البيانات الصحيحة.

كيفية التحقق من صحة البيانات في إكسل

يفضل أن نطبق هذا الأمر قبل إدخال البيانات في الخلايا، لذا يتم تحديد الخلايا الفارغة ثم من التبويب /Data بيانات، ننقر على الزر /Data Validation التحقق من الصحة، فيظهر لنا صندوق حوار يحتوي على ثلاثة تبويبات كالآتي:

الإعدادات Settings

تكمن وظيفة هذا التبويب في تحديد الشروط الخاصة بإدخال البيانات. حيث يتم وضع Validation Criteria معايير التحقق من الصحة، وفقاً لما سيتم اختياره من القائمة Allow:

  1. أي قيمة Any Value وهي الحالة التلقائية العادية حيث يسمح اكسل الكتابة ضمن الخلايا دون أي تقييد.
  2. الأرقام الصحيحة Whole number، يشترط أن لا تحتوي الأرقام هنا على الفاصلة العشرية.
  3. عشري Decimal، للتعامل مع القيم ذات الفاصلة العشرية.
  4. قائمة List، لتقييد الإدخال بالاختيار من قائمة مخصصة من القيم النصية.
  5. تاريخ Date، إدخال قيم من النوع “تاريخ” وفق شروط معينة.
  6. وقت Time، إدخال البيانات ذات النوع “وقت” وبشروط محددة.
  7. طول النص Text Length، أن لا تتجاوز البيانات النصية المدخلة عدد محارف معين.
  8. مخصص Custom، لإنشاء صيغ Formula وهنا نستطيع استخدام الدالات البسيطة أو المركبة. بناء عليه، يجب أن تكون خبيراً في توظيف الدالات لإنشاء شروط معينة لإدخال البيانات.

بعد أن تختار نوع البيانات المسموح من القائمة Allow، يمكنك بعدها حصر عملية إدخال البيانات وفق مجالات محددة، وذلك باستخدام معاملات المقارنة الموجودة في القائمة Data بيانات، نذكر على سبيل المثال (بين، أكبر من، أصغر من، يساوي). لدى الانتهاء من تعيين كل الأمور في هذا التبويب، تكون قد نجحت في وضع الشروط المناسبة لإدخال البيانات.

سنوضح بالصور مثالاً بسيطاً عن التحقق من صحة البيانات في إكسل، على أن يكون شرط إدخال البيانات هو أرقام صحيحة أكبر أو تساوي 4000 وأصغر أو تساوي 9000، بالإضافة إلى رسالتي الإدخال والخطأ الخاصة بالشرط.

رسالة الإدخال Input Message

التحقق من صحة البيانات في إكسل، لتبسيط الأمور وتوضيحها على مدخل البيانات، نكتب في هذا التبويب الرسالة النصية التي توضح شرط إدخال البيانات.

لا بد في البداية من تفعيل الخانة Show input message when cell is selected وهذا يعني تفعيل رسالة الإدخال عند تحديد الخلية. في هذه الحالة بمجرد النقر فوق الخلية سيظهر مربع نصي صغير يحتوي على الرسالة التي تشرح شرط إدخال البيانات إلى الخلية، وهكذا سيكون كل شيء واضح للمستخدم، فيكتب البيانات وفق الشرط المحدد.

عند Title نكتب عنوان الرسالة، أما نص الرسالة الذي يشرح شرط إدخال البيانات فنكتبه عند Input Message رسالة الإدخال. على سبيل المثال: “يرجى إدخال أرقاماً صحيحة ضمن المجال من 4000 إلى 9000”.

رسالة الخطأ Error Alert

التحقق من صحة البيانات في إكسل، يتم في هذا التبويب إعداد الرسالة النصية التي ستظهر في حال مخالفة شرط الإدخال وكتابة بيانات غير صالحة. من الضروري تفعيل الخانة عند Show error alert after invalid data is entered وذلك لإظهار الرسالة التحذيرية بعد إدخال البيانات الغير صحيحة.

عند Title نكتب عنوان الرسالة التحذيرية، أما نص الرسالة كاملاً فيكتب عند Error Message، مثلاً: “يرجى الانتباه إلى القيم المدخلة! أدخل أرقاماً صحيحة أكبر أو تساوي 4000 وأصغر أو تساوي 9000”.

أنواع الرسائل التحذيرية

من القائمة Style النمط، يتم اختيار نوع الرسالة التحذيرية، حيث يوجد 3 أنواع كالآتي:

  • الإيقاف Stop

يعد الخيار الأفضل لمنع إدخال البيانات الغير صالحة في الخلية. تظهر رسالة الخطأ في صندوق الحوار الناتج بالإضافة إلى أيقونة X حمراء على اليسار. هنالك زرين Retry إعادة المحاولة، Cancel إلغاء. يمكن النقر على الزر Retry لإعادة إدخال البيانات وفقاً للشرط المطلوب، أما عند النقر على الزر إلغاء Cancel فيتم تجاهل عملية الكتابة في الخلية.

  • التحذيرية Warning

هذه الرسالة تلفت نظر المستخدم إلى أن البيانات غير صالحة، لكنها لا توقف عملية الإدخال. تظهر أيقونة لمثلث أصفر يحتوي على علامة تعجب. أما الأزرار فهي ثلاثة؛ نعم Yes بحيث يتم قبول القيم التي لا تحقق الشرط، لا No لتعديل القيمة المدخلة، إلغاء Cancel لحذف القيمة المدخلة.

  • المعلومات Information

رسالة إخبارية للمستخدم تفيد بأن البيانات المدخلة غير صالحة. أيقونة هذه الرسالة دائرة زرقاء تحتوي على حرف i أبيض. في الحقيقة هذا النوع من الرسائل التحذيرية غير فعال حيث لا تتم عملية إيقاف إدخال البيانات الغير صحيحة. تحتوي النافذة على زرين Ok لقبول البيانات مع أنها لا تحقق الشرط، و Cancel للإلغاء.

أمثلة عن التحقق من صحة البيانات المدخلة في إكسل

سنعرض بعض الأمثلة التي تبين كيفية استخدام Data Validation، وتغني الموضوع بشكل أكبر، ما بين استخدام الشروط الخاصة بالتاريخ أو الوقت أو الأرقام وغيرها. وكما تقدم سابقاً يجب في البداية تحديد الخلايا المطلوبة ثم اختيار أمر التحقق من الصحة.

إدخال تاريخ بعد تاريخ اليوم الحالي

بما أن الشرط المطلوب لإدخال البيانات هو أن يكون التاريخ أكبر تماماً من تاريخ اليوم الحالي، سنختار معامل المقارنة أكبر من Greater than وعند Start date سيتم استخدام دالة Today.

إدخال تواريخ سنة محددة فقط

قد يطلب منا التقيد بإدخال التواريخ لفترة زمنية محددة مثل سنة أو أكثر. وبالتالي لا بد من تحديد تاريخ البدء Start Date وتاريخ الانتهاء End Date.التحقق من صحة البيانات في إكسل وفقاً لتواريخ محددة

إنشاء قائمة نصية تحتوي على قيم ثابتة

التحقق من صحة البيانات في إكسل، تساعد طريقة إنشاء قوائم نصية منسدلة تحتوي على قيم ثابتة، في الحد من أخطاء الإدخال وتوحيد القيم النصية المدخلة. على سبيل المثال لإنشاء قائمة بأسماء الأقسام الموجودة في الشركة، من صندوق الحوار Data Validation، ننتقي من القائمة Allow الخيار List ثم عند Source نستطيع كتابة اسم كل قسم مباشرة بحيث يفصل بين الأسماء فاصلة عادية أو منقوطة حسب نسخة الإكسل.

أما الطريقة الثانية، فتكون بوجود أسماء الأقسام في خلايا معينة ضمن ورقة العمل وبشكل عمودي متتالي، وفي هذه الحالة نضع المؤشر عند Source ثم نقوم بتحديد الخلايا لتظهر مراجعها هنا.إنشاء قائمة التحقق من صحة البيانات في إكسل

منع تكرار القيم

عدم السماح بالقيم المكررة، يمكن تطبيق هذا المثال على الأرقام الخاصة بالموظفين، بحيث يكون لكل موظف رقم واحد. نحدد الخلايا المطلوبة، ومن صندوق الحوار Data validation نختار Custom من القائمة Allow ومن ثم نكتب الصيغة الآتية:

COUNTIF($A$2:$A$10;A2)=1=

فائدة الدالة COUNTIF تكمن في حساب عدد مرات تواجد القيمة في الخلية. فإذا لم تكن موجودة سابقاً سترجع الدالة القيمة 1 وسيتم قبول القيمة المدخلة إلى الخلية، أما إذا كانت القيمة موجودة سترجع الدالة قيمة أكبر من 1 وبالتالي سيتم رفض القيمة المدخلة.عدم تكرار القيم في التحقق من صحة البيانات في إكسل

إدخال القيم الرقمية فقط

السماح بالقيم الرقمية فقط ضمن الخلايا، يمكن استخدام هذا الشرط مع الرواتب على سبيل المثال. نحدد خلايا الرواتب وفي صندوق حوار التحقق من الصحة نكتب الصيغة الآتية:

ISNUMBER (F2)=

حيث بدءا من الخلية الأولى F2 سيتم فحص القيم المدخلة فإذا لم تكن أرقاماً فلن يتم قبولها أبداً.التحقق من صحة البيانات في إكسل للأرقام

طول النص

يتم تقييد إدخالات الخلايا ذات نوع البيانات نص، بحيث لا تتجاوز عدد محارف معينة. على سبيل المثال، عدم تجاوز العنوان أكثر من 100 محرف. مع العلم أن المحرف Character قد يكون حرف أو رقم أو رمز أو فراغ.التحقق من صحة البيانات في إكسل وفق طول النص

التوقيت

إدخال الوقت ضمن فترة زمنية محددة. من الساعة الثامنة صباحاً حتى الساعة الرابعة بعد الظهر.التحقق من صحة البيانات في إكسل للوقت

تمييز الخلايا ذات البيانات الغير صالحة

تعد الحالة المثالية في العمل، هي تحديد الخلايا الفارغة وتطبيق قاعدة التحقق من الصحة عليها ومن ثم إدخال البيانات بشكل صحيح. لكن ما العمل إذا كانت البيانات موجودة مسبقاً؟

في هذه الحالة سنطبق التحقق من صحة البيانات في إكسل على الخلايا المطلوبة، ولدفع أي شك بوجود بيانات لا تحقق شرط الإدخال، سنختار الأمر إحاطة البيانات غير الصحيحة Circle Invalid Data وبالتالي ستظهر دوائر حمراء اللون حول الخلايا لتمييزها، ثم ببساطة نقوم بتعديل محتوى الخلايا وفق الشروط فتختفي الدوائر الحمراء.

وفي حال أردنا متابعة العمل وأجلنا عملية تدقيق البيانات وتصحيحها، فيمكننا اختيار الأمر مسح دوائر التحقيق Clear Validation Circles وبالتالي سيتم حذف الدوائر الحمراء الموجودة حول الخلايا.

إزالة التحقق من صحة البيانات في Excel

إذا لم تعد بحاجة إلى عملية تقييد إدخال البيانات وفق شروط معينة، يمكنك حذف التحقق من الصحة عن الخلايا بسهولة، كما يأتي:

  1. حدد الخلايا التي طبقت عليها سابقاً التحقق من الصحة.
  2. اختر من التبويب بيانات Data أمر التحقق من الصحة Data Validation.
  3. من صندوق الحوار الناتج انقر فوق الزر مسح الكل Clear All.

مقالات مقترحة لك:


التحقق من صحة البيانات في إكسل، إحدى الميزات الفعالة في برنامج الجداول الإلكترونية Excel للحصول على البيانات الصحيحة وذلك بتوحيد عملية الإدخال لتلافي الأخطاء التي قد تؤثر على نتائج مستقبلية فيما بعد. وكلما كنت خبيراً في استخدام الدالات وإعداد الصيغ المناسبة ستتمكن من تطويع هذه الميزة وفق احتياجاتك.

التعليقات

عذراً التعليقات مغلقة