كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي

Writing a professional email

تعرف على أهم النصائح لكتابة بريد إلكتروني (e-mail) رسمي احترافي، وبعض الأخطاء الشائعة عند كتابة البريد الإلكتروني أو الإيميل.

0 11

صياغة البريد الإلكتروني (الإيميل) ليست أمرًا معقدًا، ولا تحتاج إلى درجة الدكتوراه في الأدب لكتابة رسائل واضحة ومقنعة. فما هو البريد الإلكتروني، وكيف يمكنك كتابة بريد إلكتروني رسمي واحترافي، فيما يلي 12 نصيحة سهلة لمساعدتك في إنشاء بريد إلكتروني صحيح، بغض النظر عمن تراسله. وبعض الأخطاء الشائعة عند كتابة البريد الإلكتروني.


ما هو البريد الإلكتروني؟

البريد الإلكتروني هو وسيلة لتبادل الرسائل بين الأشخاص الذين يستخدمون الأجهزة الإلكترونية. أدخل استخدامًا محدودًا في الستينيات، ولكن لم يكن بإمكان المستخدمين الإرسال إلا لمستخدمي نفس الكمبيوتر، وكانت بعض أنظمة البريد الإلكتروني المبكرة تطلب من الراسل والمتلقي الاتصال بالإنترنت في وقت واحد، على غرار المراسلة الفورية.


ما هي فوائد استخدام البريد الإلكتروني؟

  • يتم تسليم رسائل البريد الإلكتروني بسرعة كبيرة مقارنة بالبريد التقليدي.
  • يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني على مدار 24 ساعة في اليوم، 365 يومًا في السنة.
  • بريد الويب يعني أنه يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها من أي جهاز كمبيوتر، في أي مكان في العالم، به اتصال بالإنترنت.
  • رخيص – عند استخدام النطاق العريض، يكون كل بريد إلكتروني يتم إرساله مجانيًا بشكل فعال.

“اقرأ أيضًا: 5 أخطاء يجب تجنبها عند إنشاء بريد إلكتروني


نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي

لكتابة بريد إلكتروني ناجح وأكثر وضوحًا واحترافية سواء باللغة العربية أو الإنجليزية استخدام هذه الحيل:

  1. قم بتضمين سطر الموضوع بالكلمات الرئيسية

عند كتابة رسالة جديدة، قم دائمًا بتضمين سطر الموضوع. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تتواصل مع جهة اتصال جديدة، والتي قد تفترض أن البريد الإلكتروني الذي تم وضع علامة عليه “بلا موضوع” عشوائي ويحذفه دون فتحه. تأكد من أن سطر الموضوع يشير إلى النقطة الرئيسية في رسالتك بطريقة موجزة، مثل “متابعة اجتماع التسويق”. استخدم الكلمات الرئيسية في سطر الموضوع، في حال احتاج المستلم إلى البحث عن البريد الإلكتروني لاحقًا للمتابعة.

  1. تحية مناسبة

في بداية رسالتك الإلكترونية، استخدم تحية رسمية مثل “عزيزي …” كن متأكدًا تمامًا من تصحيح جنس الشخص وتهجئة اسمه بشكل صحيح. يُظهر عدم القيام بذلك الإهمال من جانبك ويمكن أن يسيء إلى المستلم، وهي مشكلة كبيرة إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى عميل أو صاحب العمل. إذا لم تتمكن من العثور على اسم العميل عبر الإنترنت ويجب عليك استخدام تحية عامة، فإن استخدام “عزيزي مدير التوظيف” يعد رهانًا آمنًا.

  1. استخدم تنسيق النص لصالحك

يتم إرسال جميع الرسائل الحديثة تقريبًا بتنسيق HTML، مما يعني أنه يمكنك الاستفادة من التنسيق لإضافة التركيز والوضوح. يمكن أن ينقل الاستخدام الانتقائي للنص الغامق والمسطّر والمائل الأهمية والإلحاح والملاءمة.

باستخدام التنسيق لجذب الانتباه إلى المفاهيم الأساسية، ستكون رسائلك أسهل في القراءة ونقل المزيد من المعلومات في لمحة. بالنظر إلى أن موظف المكتب العادي يتلقى أكثر من 80 بريدًا إلكترونيًا يوميًا، فسيساعد ذلك على إبراز رسالتك على أنها واضحة وسهلة الفهم.

لا تستخدم الأحرف الكبيرة أبدًا للتأكيد على نقطة؛ يجدها الناس غير مهذبة وحتى وقحة.
  1. أضف ارتباطات تشعبية احترافية أثناء كتابة الإيميل

من الملائم تمامًا أن يذكر شخص ما مستندًا أو موقعًا إلكترونيًا، وكل ما عليك فعله هو النقر فوق الكلمة الرئيسية المعنية للتحقق من المصدر بنفسك. تعتبر الارتباطات التشعبية طريقة رائعة لجعل رسائلك الخاصة بك تبدو أكثر احترافية وسوف تحظى بتقدير كبير من قبل القراء.

إنه أيضًا سبب آخر لأهمية اختيار برنامج كتابة بريد إلكتروني رسمي احترافي، على الرغم من أن معظم البرامج القائمة على الويب اليوم، مثل Gmail، يمكنها التعامل مع الروابط بشكل جيد. في حين أنه يختلف من تطبيق إلى تطبيق، فإن Ctrl + K (Cmd + K لنظام التشغيل Mac) هو مفتاح اختصار عالمي تقريبًا لإضافة ارتباط تشعبي. إذا لم يفلح الأمر، فما عليك سوى التحقق من قائمة المساعدة في التطبيق للحصول على الإرشادات.

  1. تجنب الخطوط غير العادية أو غير الاحترافية

نصائح كتابة بريد إلكتروني احترافي
كيفية كتابة إيميل احترافي

نعم، هذا يشمل الرسوم الهزلية. عند اختيار خط للرسائل الاحترافية، التزم بالكلاسيكيات. Arial و Calibri، على سبيل المثال، كلاهما سهل القراءة ومألوف ومناسب تمامًا لبيئات العمل. أيضًا، استخدم نفس الخط طوال الوقت لتحقيق أقصى قدر من سهولة القراءة.

  1. خذ الوقت الكافي لإنشاء توقيع احترافي أثناء كتابة الإيميل

سيكون لدى بعض الشركات إرشادات حول ما يجب تضمينه (أو عدم تضمينه) في توقيعك، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فلديك مساحة خالية لبناء صورة احترافية.

يمكن أن يؤدي إضافة شعار شركتك إلى قطع شوط طويل نحو إنشاء مظهر مصقول. يجب أن تسمح لك تطبيقات البريد الإلكتروني الحديثة بتوسيط شعارك وكتابة نص تحته أو محاذاة الشعار إلى اليسار مع النص إلى اليمين. في كلتا الحالتين، ستبدو الرسائل الخاصة بك على الفور أكثر احترافية، وسيكون لدى القراء وقت أسهل في الاتصال بشركتك.

عندما يتعلق الأمر بتوقيع بريد إلكتروني رسمي، فالقليل هو الأكثر. التزم بالأساسيات: اسمك ومنصبك ورقم هاتفك، وإذا كان ذلك مناسبًا، أيقونات بسيطة لوسائل التواصل الاجتماعي. تحتوي العلامات التجارية مثل Twitter و Facebook و Instagram على صفحات موارد بها رموز يمكنك إضافتها إلى توقيعك، والتي سترتبط بملفك (ملفاتك) الشخصية. بدلاً من ذلك، هناك مجموعة متنوعة من مولدات التوقيع، مثل WiseStamp، والتي ستساعدك على بناء توقيع احترافي في دقائق أو من خلال موقع كانفا.

  1. تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

قد يكون عمل هذا عادة صعب، خاصة بالنسبة لمن يكتبون 30 أو 40 رسالة يوميًا، ولكنها ستحدث فرقًا كبيرًا في مدى جودة تواصلك. ستؤدي الأخطاء الإملائية والقواعد النحوية غير الصحيحة إلى جعل رسائلك (وأنت أيضًا) تبدو أقل احترافًا.

لا تتردد في النظر في القواعد النحوية الجيدة والمساعدة في الكتابة. احرص على عدم الاعتماد فقط على أدوات الكتابة التلقائية. لا يزال يتعين عليك تصحيح الميل الخاص بك من البداية إلى النهاية.

  1. لكتابة إيميل احترافي، تجنب الحشو

مثلك، يمتلك معظم الناس تدفقًا لا ينتهي من الرسائل الواردة. بصرف النظر عن التحية البسيطة والختام المهذب، اجعل الأمور مباشرة وبسيطة قدر الإمكان. انتبه بشكل خاص إلى التكرار والجمل التكميلية.

كتابة بريد إلكتروني رسمي لا يشبه التحدث: يظل النص على الشاشة في متناول القراء في أي وقت. ليست هناك حاجة لذكر شيء أكثر من مرة أو الإشارة إلى نفس المنتج أو المفهوم.

  1. توضيح الغرض من رسالة البريد الإلكتروني

كن واضحًا بشأن سبب الرسالة، واقترح أسئلة مباشرة ومحددة ترغب في أن يجيب عليها الشخص. إذا كانت لديك عدة مشكلات تريد من الشخص معالجتها، فيمكنك دائمًا استخدام النقاط النقطية أو فواصل الفقرات لضمان عدم تفويت أي شيء.

  1. قل شكرا لك

لكتابة إيميل احترافي، تأكد من شكر الشخص قرب نهاية رسالتك الإلكترونية. سواء كنت ترد على زميل قدم لك البيانات التي طلبتها للتو، أو شكر العميل على وقته وتفكيره، فهذه خطوة حاسمة في مراسلات البريد الإلكتروني.

  1. اختم البريد الإلكتروني بالدعوة إلى العمل

أخيرًا، ذكّر الشخص بالمشكلة المركزية في رسالتك الإلكترونية من خلال الانتهاء من عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. إن عبارة بسيطة “أتطلع إلى الاستماع منك قريبًا” تحدد التوقعات بأن الشخص يجب أن يستجيب لك، ويجب أن يساعد في الحصول على رد سريع. إذا كانت لديك مسألة تحتاج إلى اهتمام فوري، فيمكنك أن تكون أكثر تحديدًا في عبارة الحث على اتخاذ إجراء: “أتطلع إلى الاستماع إليك بشأن موعد نلتقي فيه الأسبوع المقبل”.

  1. تسجيل الخروج مع معلومات الاتصال الخاصة بك

بمجرد الانتهاء، قم بتسجيل الخروج بإغلاق البريد الإلكتروني. تأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك – اسمك الأول والأخير وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك – حتى يتمكن الشخص من المتابعة معك بسهولة.

“اقرأ أيضًا: التسويق عبر البريد الإلكتروني


أخطاء شائعة عند كتابة البريد الإلكتروني

يوجد العديد من الأخطاء الشائعة التي لا يلتفت لها الكثير من الأشخاص عند كتابة البريد الإلكتروني مثل:

  • تهجئة / أخطاء إملائية
  • رسائل بريد إلكتروني طويلة لا داعي لها
  • استخدام غير لائق لـ “الرد على الكل”
  • الإرسال إلى المستلم (المستلمين) الخطأ
  • وضع علامة على كل بريد إلكتروني بأنه “عاجل”
  • نسيان تضمين سطر الموضوع

“اقرأ أيضًا: كيف تحترف لينكس


تعد كتابة رسائل بريد إلكتروني رسمي احترافي بثقة وفي الوقت المناسب مهارة يمكن تعلمها وتحسينها مثل أي مهارة أخرى. هناك العديد من الموارد المتاحة عبر الإنترنت، بما في ذلك قوالب مجانية لاستخدامها كمصدر إلهام والتي يمكن أن تسهل المهمة. مع إتباع هذه النصائح يمكنك كتابة بريد إلكتروني احترافي بكل سهولة.

اترك رد